lunes, 15 de febrero de 2016

ORGANIZACIÒN : Crear un HOME-OFFICE Organizado


¡Crear un home-office organizado!

Para trabajar desde tu casa

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La definición de “home-office” – literalmente: oficina en casa, puede ser relativamente reciente, pero el concepto de tener que preparar un espacio vital para poder trabajar en casa no lo es para nada. Ya en 1861 Isabel Beeton trataba este tema en el primer capítulo de su libro “Book of Household Management”, enunciando las innumerables tareas que una patrona de casa (o una gobernante) debería realizar desde una mesa: contabilidad, archivo o correspondencia: es decir, asuntos que hay que llevar con precisión y puntualidad.
Muchos años después, el concepto es súper actual: muchas personas prefieren hoy en día – gracias al uso de la tecnología y, sobre todo, de la Red – trabajar prevalentemente en casa. Si ha decidido llevar a cabo un trabajo que puede realizarse con un ordenador, una conexión a Internet y un teléfono, entonces lo primero que tiene que hacer es instalar su home office personal. Los consejos adecuados están todos en el libro “one year to an organized life” de Regina Leeds. En inglés (desgraciadamente por ahora) pero absolutamente el texto adecuado para comparar y empezar a leer el 1 de enero, porque con él, incluso el más desordenado del mundo es capaz de organizarse, en un año de trabajo dividido en 52 tareas semanales. Probar para creer. El espacio vital necesario para un home office es mucho menor de lo que se podría pensar. No es necesario tener un verdadero y auténtico estudio: es suficiente un rincón de la casa, de la habitación o un espacio debajo de la escalera para instalar una pequeña oficina bien organizada. Martha Stewart declara que tiene uno en una de sus casas; el más original es el que tiene dentro de un armario, que desaparece cada vez que se cierra las puertas.
¿Pero qué sirve exactamente? Una mesa, un ordenador, una impresora y un teléfono. Después una conexión a la web, y estantes en los que organizar el archivo y una pequeña “reference library” es decir, una colección de volúmenes con todo lo necesario: desde el atlas al diccionario, pasando por el vocabulario o las páginas amarillas. Sin olvidar algún texto útil sobre nuestro trabajo. Puede quizá prescindir del fax pero seguramente que deberá invertir en un buen fichero (¡sí, es necesario incluso en la era digital!).
Algunas reglas para crear y mantener un home office eficiente:

1 organizarlo de la mejor manera posible en poco espacio
2 mantenerlo constantemente limpio
3 aprender el arte de evitar la acumulación
4 gestionar el papel que debe conservarse
5 archivar en digital

La primera regla para vivir bien su espacio laboral en casa es organizarlo de modo profesional y razonado. Es decir, busque un lugar tranquilo de la casa, donde le gusta estar y resérvale un par de metros cuadrados para trabajar. Para tener limpia esta zona deberá tener un kit “profesional” al alcance de la mano que comprenda un buen antipolvo para los muebles (como Nuncas Antipolvere). Después busque un producto específico para limpiar la pantalla de ordenador y sus componentes: Nuncas Hi-Tech está hecho expresamente para limpiar, higienizar y preservar la acción antirreflejo en las pantallas.
Para evitar que se acumulen objetos inútiles, es necesario una sana disciplina. Archive las fotos recuerdo en CD, tire los periódicos viejos, divida lo que verdaderamente use para trabajar de lo que está relacionado con su trabajo pero en realidad no le sirve. Descubrirá que quizá puede prescindir de ello…
Para gestionar el papel que deberá conservar (desde las partidas de nacimiento y de bautismo, a las matrículas escolares, pasando por los recibos de las tasas y los datos de la cuenta bancaria) compre unos archivadores y ponga en cada uno de ellos una etiqueta con el año. Use bonitas cajas revestidas de tela para contener recibos pequeños y otros objetos que crearían desorden. Dentro, meta un producto antipolillas como Nuncas Antipolillas Fuerte en hojas, que puede introducir sin problemas en las cajas.
Por último… disfrute de su espacio de trabajo añadiendo un jarrón de flores o una pequeña planta – si es posible. ¡Junto a una taza de té humeante darán otro sentido a la jornada!